100 thủ thuật Excel hữu ích, cần biết (phần 3)

Phần 3: Các phím tắt thần kỳ trong excel

( NGuồn: http://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc/102/2729/100-thu-thuat-Excel-cuc-ky-huu-ich-bat-buoc-phai-nho-cap-nhat-lien-tuc.html)

 Những phím, tổ hợp phím tắt trong excel sẽ là công cụ hữu hiệu để giúp cho bạn thoát khỏi tình trạng vừa dùng bàn phím vừa quơ tay vớ con chuột chỉ trỏ loạn xạ, sẽ giúp tốc độ nhập liệu và làm việc của các bạn cùng excel tăng lên rất nhiều, và sau đây là những phím tắt hữu ích nhất:

21. Thủ thuật excel 3 – Tự động tính tổng không cần dùng hàm với “ALT + =”

Đa số người dùng Excel đều biết đến hàm tính tổng “SUM” dùng để tính tổng một vùng giá trị nào đó, hàm này thực sự rất đơn giản. Nhưng không phải ai cũng biết cách để dùng hàm này một cách nhanh nhất. Chúng ta thực sự không cần phải lúc nào cũng viết ra một cú pháp đầy đủ: Sum(number1, number 2,....) mà chỉ cần áp dụng một trong hai cách sau đây

- Dùng tổ hợp phím ALT và phím = sau đó nhấn Enter -> chưa đến 1s là xong

- Nhấn vào nút lệnh (command) biểu tượng tổng trong toán học trên thanh ribbon – thẻ Home

* Chú ý vùng dữ liệu tính tổng phải liền kề nhau, không được tách rời

 

 tự động tính tổng excel

 

22. Thủ thuật excel P3 – Bật tính năng lọc Data Filter cực nhanh cùng “Ctrl + Shift + L”

Như hiện tại công việc của tác giả bài viết này rất thường xuyên dùng tới chức năng lọc của Excel, nếu cứ phải vừa nhập dữ liệu vừa quơ quơ con chuột thì rất là mệt. Nhưng thật may thay chúng ta có thể bật tính năng lọc dữ liệu CỰC NHANH, chỉ cần KHOẢNG MỘT GIÂY với cùng lúc 2 tổ hợp phím “Ctrl + A “ (Bôi đen toàn bộ bảng), và “Ctrl + Shift + L” (Bật chức năng lọc) . Chú ý là bảng dữ liệu bạn muốn lọc phải bao gồm những ô dữ liệu liền kề hoặc có sự liên kết chặt chẽ, không rời rạc, như vậy thì bạn chỉ cần nhần vào MỘT Ô BẤT KỲ TRONG BẢNG, sau đó nhấn 2 tổ hợp phím kia là xong.

*Các bạn có thể tắt chức năng lọc ở bất kỳ vị trí nào cũng với cùng tổ hợp phím trên.

23. Thủ thuật excel P3 – Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~”

Những bạn nào thường xuyên phải “đánh vật” với những công thức excel thì không thể không biết tổ hợp phím này. Thay vì phải vào tab Formulas – Show Formulas thì các bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là xong. Và đây là kết quả:

hiển thị công thức excel

Nếu các bạn muốn ẩn công thức đi thì lại lặp lại tổ hợp phím CTR + ~ thôi (ctrl + ` )

24. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển con trỏ nhanh với “Ctrl + mũi tên”

Thủ thuật này sẽ rất hữu ích khi các bạn phải thao tác với một khối lượng dữ liệu rất lớn và lằng nhằng. Thay vì cầm con chuột và kéo chuột mỏi cả tay, hoa cả mắt thì các bạn chỉ cần dùng phím ctrl kết hợp với các phím mũi tên điều hướng lên xuống trái phải, ví dụ nhấn “ctrl + phím mũi tên xuống” thì con trỏ sẽ xuống tận cũng của vùng dữ liệu gần nhất, tương tự như thế với các vùng dữ liệu còn lại.

Vậy con trỏ của bạn sẽ di chuyển nhanh đến mức nào khi bạn sử dụng các phím tắt trên? Hãy thử làm một phép toán nho nhỏ nhé:

Excel có hơn 1 triệu dòng (1.048.576 dòng).  Nếu bạn đặt con trỏ vào A1 và nhấn Control + phím mũi tên xuống, bạn sẽ vượt qua HƠN 1 TRIỆU DÒNG trong vòng chưa đầy một giây. Nếu chúng ta có 6 dòng là một inch, vậy:

1.048.576 dòng / 6 = 174.763 inch / 12 = 14.564 feet / 5280 = 2,76 dặm

2.76 dặm trong 1 giây * 60 = 165,6 dặm một phút * 60 = 9.936 dặm một giờ.

Kể từ khi con trỏ của bạn thực sự mất ÍT HƠN MỘT GIÂY để “ĐI DU LỊCH” hơn 1 TRIỆU DÒNG, chúng ta hãy gọi nó là 10.000 DẶM/GIỜ (HƠN 16000 KM/H). Nếu so sánh với phương tiện chở con người thì chúng ta có X-15, hiện giữ kỉ lục thế giới về tốc độ bay nhanh nhất thế giới dành cho máy bay có người lái, với tốc độ Mach 6,72, khoảng 7.274 km/h, chưa bằng một nữa tốc độ di chuyển con trỏ. Vậy bạn sẽ không bao giờ để đánh bại “con trỏ của bạn” trong cuộc đua về tốc độ kể cả lái máy bay nhanh nhất thế giới đi nữa . Không bao giờ!

- Theo số liệu của Excel Jet -

25. Thủ thuật excel P3 – Bôi đen một vùng dữ liệu liền kề với “CTR + Shift + mũi tên”

Như thủ thuật trên: điều hướng nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + các phím mũi tên lên xuống trái phải. Vậy nâng cao hơn ta có thể ứng dụng tổ hợp phím trên để bôi đen một vùng dữ liệu liền kề nhau BÊN TRÊN, DƯỚI, TRÁI, PHẢI  của ô mà các bạn đang chọn. Các bạn thử chọn một ô bất kỳ ở giữa bảng dữ liệu của các bạn sau đó nhấn “Ctrl + Shift + các phím mũi tên điều hướng” xem điều gì xảy ra nhé!

26. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển giữa các Sheet bằng “Crtl + Pg Up, Pg Dn”

Các bạn có thể di chuyển nhanh giữ các sheet hiện có bằng tổ hợp phím “Ctrl +Pg Up” (đi tới sheet bên trái sheet hiện tại), “Ctrl + Pg Dn” (đi tới sheet bên phải sheet hiện tại). Nếu file excel của bạn chỉ có vài Sheets thì những tổ hợp phím này thực sự quá là tuyệt vời.

27. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển giữa các Workbook bằng “Crtl + Shift + Tab”

Nếu các bạn có thể “Di chuyển giữa các WorkSheet” bằng “Crtl + Pg Up, Pg Dn”. Vậy các bạn cũng có thể làm điều tương tự với Workbook, thủ thuật này sẽ khá là hữu ích với những người hay phải làm việc đa tác vụ, một lúc vừa bận trình duyệt, vừa bật word, vừa bật 2, 3 file,workbook excel, vừa bật linh tinh gì gì đó khác....Các bạn thử mở một lúc nhiều thứ lên xong vào một trong các workbook excel, nhấn “Ctrl + Shift + Tab” xem hiệu quả tuyệt với của nó nhé

28. Thủ thuật excel P3 – Ẩn hiện thanh ribbon với “Ctrl + F1”

Sẽ không có vấn đề gì nếu các bạn đang ngồi trước những cái màn hình máy tính to đùng cỡ mấy chục inch. Nhưng với những chiếc màn hình máy tính nhỏ nhỏ xinh xinh thì không gian làm việc Excel sẽ cần phải càng thoáng đãng càng tốt. Và đó chính là thời điểm tổ hợp phím “Ctrl + F1” thể hiện!

29. Thủ thuật excel P3 – hiển thị Paste Special với “Ctrl + Alt + V”

Dân kế toán chuyên dùng excel sẽ chẳng lạ gì tính năng Paste Special. Với tổ hợp phím “Ctrl + Alt + V” thì từ nay chúng ta không phải click chuột phải sau đó chọn Paste Special nữa. Thế là bớt đi một, hai giây rồi!

30. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển tới ô A1 bằng tổ hợp phím “Ctrl + Home”

Sẽ là một cơn ác mộng đối với những ai phải làm việc với MỘT BIỂN DỮ LIỆU trong excel trong khi không biết những tổ hợp phím điều hướng nhanh, trong đó có tổ hợp phím “Ctrl + Home” này. Các bạn đang ở ô A1000000 chẳng hạn. Các bạn nghĩ sao nếu phải di chuyển tới ô A1 bằng cách dùng chuột để kéo kéo. Chắc lôi kéo đến hết ngày quá. Lúc đó hãy thử nhấn “Ctrl + Home” và tận hưởng thiên đường của tốc độ nhé!

31. Thủ thuật excel P3 –  Di chuyển đến ô cuối cùng trong sheet với Ctrl + End

Đây cũng là một phím tắt khá hay, nhưng không như “ô trên cùng”, có một điều đặc biệt là trước khi sử dụng tổ hợp phím này các bạn phải hiểu “ô cuối cùng” là cái gì đã,  còn không thì đây là một tổ hợp phím thực sự ... vô dụng. Giả sử bây giờ các bạn tò mò mở một file excel mới hoàn toàn trống dữ liệu lên và nhấn thử tổ hợp phím này thì các bạn sẽ thấy nó thật sự ... vô dụng tập 2. Vậy ô cuối cùng là gì? Đó chính là ô giao điểm của hàng và cột cuối cùng của excel có chứa dữ liệu nào đó, có thể hiểu mang máng là cạnh dưới bên phải của “hình chữ nhật dữ liệu” của worksheet excel mà các bạn thao tác. Có lẽ đọc đến đây các bạn đã hiểu. Hãy thử và trải nghiệm nhé!

* Chú ý đây cũng là cách để kiểm tra xem có ô dữ liệu nào thừa mà các bạn không biết không.

32. Thủ thuật excel P3 –  Hiển thị kết quả tiếp theo của việc tìm kiếm với Shift F4

Đây là một tổ hợp phím khá hay theo tác giả. Ví dụ các bạn đang tìm một cụm từ “thủ thuật excel” ở trong bảng tính chẳng hạn. Các bạn nhấn Ctrl + F sau đó muốn tìm kiếm tiếp lại cứ phải giữ nguyên cái bảng hiển thị chức năng tìm kiềm và ấn find next, thật sự rất khó chịu. Và tổ hợp phím tắt này chính là giải pháp cho các bạn!

33. Thủ thuật excel P3 – Go to special với Ctrl + G và Alt + S

Go to special là một chức năng khá đặc biệt trong excel, đúng như tên gọi “Special” của nó. Không chỉ đơn giản là đi đến (go to) ô A1 B1 hay A1000 nào đó mà các bạn còn có thể đi tới những ô trống, những công thức hiện có và còn vô số cái hay khác đang chờ các bạn khám phá với  bộ 2 tổ hợp phím này

34. Thủ thuật excel P3 –  Tạo một dòng mới trong excel với Alt + Enter

Xuống một dòng mới như trong word thì khá đơn giản chỉ cần nhấn Enter là xong. Nhưng với excel thì các bạn cần nhiều hơn thế. Và đó là lúc tổ hợp phím Alt + Enter thể hiện mình

35. Thủ thuật excel P3 –  Chèn ngày hiện tại với Ctrl + ;

Thay vì phải nhòm xuống cái đồng hồ bên dưới góc trái màn hình và gõ gõ nhập nhập ngày tháng vào một ô nào đó trong excel thì các bạn chỉ mất 1 giây với tổ hợp phím Ctrl + ; này, nhanh – gọn – lẹ.

36. Thủ thuật excel P3 – Chèn giờ hiện tại với Ctrl + Shift + :

Tương tự như tổ hợp phím trên, các bạn cũng chỉ cần mất chưa tới một giây để chèn giờ phút hiện tại với tổ hợp phím Ctrl + Shift + : . Tổ hợp phím này sẽ rất hữu ích đối với một số người hay phải nhập liệu về thời gian.

37. Thủ thuật excel P3 –  Quét công thức, sao chép dữ liệu xuống bằng Ctrl + D

Đây cũng là một tổ hợp phím cực kỳ hữu dụng nhất là đối với dân kế toán, chắc các bạn sẽ chẳng lạ gì. Thay vì phải cầm chuột kéo công thức hay sao chép dữ liệu từ ô trên xuống những ô bên dưới thì chỉ các bạn chỉ cần kết hợp Ctrl + D (Có thể hiểu là Control – Down), với shift + mũi tên đi xuống hoặc Ctrl + Shift + mũi tên đi xuống là xong.

38. Thủ thuật excel P3 –  Định dạng mọi thứ trong excel với Ctrl + 1

- Nếu không biết đến chức năng Format cells thì sẽ là một thiếu sót rất lớn ngay cả đối với những người mới biết dùng excel. Có lẽ chúng ta đã quá quen với tính năng định dạng tổng thể gần như mọi thứ này. Nhưng không hẳn ai cũng biết đến tổ hợp phím tắt của nó chính là “Ctrl + 1”, thay vì phải click chuột phải vào ô/vùng cần định dạng --> chọn formart cells.

39. Thủ thuật excel P3 –  Các kiểu định dạng Formart Cells với Ctrl + Shift + ....

Những tổ hợp phím tắt dưới đây sẽ rất hữu dụng cho các bạn hay làm việc với nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, cứ phải định dạng lại liên tục:

General (chung chung, tổng quát) = Control + Shift + ~
Currency (tiền tệ) = Control + Shift + $
Percentage (phần trăm) = Control + Shift + %
Date (ngày tháng) = Control + Shift + #
Time (thời gian) = Control + Shift + @
Number (số) = Control + Shift +!

40. Thủ thuật excel P3 – Lặp lại thao tác cùng phím F4

F4 là một phím tắt khá là hay giúp bạn lặp lại 1 thao tác định dạng các bạn vừa mới thực hiện. Ví dụ trộn ô, tô màu vàng cho chữ, ... , các bạn sẽ không cần phải click vào lệnh hay dùng tổ hợp phím nào nữa mà chỉ cần nhấn 1 phím F4 là xong

41. Thủ thuật excel P3 –  Ẩn cột (column) với Ctrl + )

Để ẩn một hoặc một tập hợp các cột các bạn chỉ cần chọn những ô chứa trong những cột đó bằng phím Shift hoặc dùng chuột, sau đó nhấn “Ctrl + )” là xong.

- Phím tắt hiển thị lại dòng là Ctrl + Shift + ). Nhưng  tiếc là phím tắt này không phải bất kỳ phiên bản office nào cũng xài được. Trong trường hợp này các bạn có thể xài chuột phải – unhide hoặc nút mở menu chuột phải trên bàn phím + phím U

42. Thủ thuật excel P3 – Ẩn và hiển thị dòng (row) với Ctrl + (

Để ẩn một hoặc một tập hợp các dòng các bạn chỉ cần chọn những ô chứa trong những dòng đó bằng phím Shift hoặc dùng chuột, sau đó nhấn “Ctrl + (” là xong.

- Phím tắt hiển thị lại dòng là “ Ctrl + Shift + ( ” . Các bạn phải chọn những dòng bao gồm những dòng bị ẩn bên trong sau đó mới nhấn tổ hợp phím này

43. Thủ thuật excel P3 –  Tạo một biểu đồ ở Sheet (bảng tính) mới với F11

Tổ hợp phím này sẽ rất cần thiết đối với những ai hay phải làm việc với biểu đồ. Chỉ đơn giản với một phím F11 sau khi đã chọn vùng dữ liệu, các bạn đã có một biểu đồ ở một bảng tính mới đẹp như mơ.

44. Thủ thuật excel P3 –  Hiển thị trước khi in với Ctrl + F2

Tổ hợp phím này sẽ rất hữu dụng với những người làm văn phòng hay những người phải in tài liệu hàng ngày, tổ hợp phím này cũng là để mở chức năng “xem trước khi in và in nhanh trong các phiên bản office từ 2010 trở đi.

45. Thủ thuật excel P3 –  Lưu với tên khác cùng F12

Có lẽ ai dùng excel cũng sẽ biết tổ hợp phím lưu dữ liệu là Ctrl  + S. Nhưng không phải ai cũng biết phím tắt F12 này. Nhanh và gọn – hãy thử và cảm nhận!

46. Thủ thuật excel P3 – Bật tính năng giúp đỡ của excel với F1

Có lẽ nhiều người sẽ thấy phím F1 này ... vô dụng. Nhưng gượm đã, với những bạn khá, giỏi Tiếng Anh nhưng kiến thức về Excel lại hạn chế thì đây là PHÍM TẮT VÀNG  cho các bạn để tìm hiểu mọi thứ về excel “chuẩn như Lê Duẩn”, vì đây là những thứ do chính Microsoft viết ra chứ không phải kiến thức, thủ thuật lượm lặt trên internet

47. Thủ thuật excel P3 –  Mở danh sách xổ xuống bằng Alt + mũi tên xuống

Phím tắt này nghe có vẻ kỳ quặc nhưng sẽ không xa lạ với những bạn hay dùng chức năng lọc hoàn toàn bằng bàn phím (Ctrl + Shift + L). Sau khi bật lọc bằng bàn phím thì không lẽ lại dùng chuột tiếp, không cần, các bạn chỉ cần dùng phím Alt + phím mũi tên đi xuống thôi.

48. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển màn hình với Alt + Pg Dn, Alt + Pg Up

Tương tự như lên xuống một màn hình với 2 phím đơn giản là Pg Dn và Pg Up thì hai tổ hợp phím này lần lượt là sang phải một màn hình và sang trái một màn hình. Kết hợp cả 4 tổ hợp phím này sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình theo dõi dữ liệu excel của các bạn nếu các bạn hay phải làm việc với những bảng dữ liệu lớn

49. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển tới ô đầu tiên của 1 dòng bằng phím home

Trái ngược với phím End, các bạn sẽ ít dùng tới phím này là phím Home, phím home giúp đưa con trỏ của các bạn nhanh chóng về ô đầu tiên của dòng chứa ô các bạn đang chọn dù các bạn đang ở bất kỳ đâu.

50. Thủ thuật excel P3 – Kích hoạt chế độ chọn dữ liệu với Shift + F8

Các bạn có thể hiểu tác dụng của phím tắt này là giúp các bạn đỡ phải nhấn và giữ phím Ctrl khi chọn các ô/vùng dữ liệu không liền kề nhau. Hãy tự trải nghiệm sự khác biệt và nhận ra tiện ích của nó nhé

51. Thủ thuật excel P3 – Bôi đen, quét chọn với Shift + mũi tên 4 hướng

Chắc ai cũng biết là để chọn, bôi đen ô, dữ liệu trong ô bằng chuột rồi nhưng không phải ai cũng sẽ biết là nếu chỉ đơn giản chọn dữ liệu trong ô, hoặc chọn những ô liền kề nhau theo các hàng dọc, hàng ngang thì ta chỉ cần nhấn giữ phím shift + bốn mũi tên chỉ bốn hướng.

52. Thủ thuật excel P3 – Chọn đến cuối vùng dữ liệu liền kề với Ctrl + Shift + mũi tên

Tương tự như thủ thuật trên là chọn những ô liền kề nhau, thì ở đây ta kết hợp với phím CTR. Kết quả của sự kết hợp này đó là ta sẽ có thể bôi đen một vùng dữ liệu LIỀN KỀ NHAU từ vị trí bạn đặt con trỏ cho đến ô chứa dữ liệu cuối cùng của vùng đó theo các hướng trái, phải, trên dưới của cacsc phím mũi tên. Nghe có vẻ khó hiểu nên các bạn cần phải THỰC HÀNH NGAY  để hiểu nhé.

53. Thủ thuật excel P3 – Chọn dữ liệu lên, xuống một màn hình với Shift + Pg Up

Theo ô các bạn đang chọn các bạn có thể chọn lên phía trên hoặc phía dưới ô đó một bàn mình với tổ hợp phím Shif + Pg Up và Shift Pg Dn. Kết hợp cùng các tổ hợp phím thì gần như các bạn sẽ không cần dùng chuột để chọn ô nữa mà vẫn nhanh như thường

53. Thủ thuật excel P3 – Chọn dữ liệu sang trái, phải một màn hình với Alt + Shift + Pg Up, Pg Dn

Tương tự như tổ hợp phím trên, thêm vào phím Alt ở đằng trước là các bạn có thể chọn dữ liệu từ ô hiện tại cho đến hết màn hình của ô đó theo bên trái hay bên phải với  Alt + Shift + Pg Up, Pg Dn, Alt + Shift + Pg Dn.

54. Thủ thuật excel P3 – Mở rộng vùng chọn đến ô đầu tiên của hàng với Shift + Home

Tính từ ô mà các bạn đang chọn, các bạn có thể chọn đến Ô ĐẦU TIÊN CỦA HÀNG chỉ với  tổ hợp phím đơn giản đó là Shift + Home. Tổ hợp phím này trong một số trường hợp sẽ giúp tốc độ chọn dữ liệu bằng bàn phím của bạn nhanh hơn so với dùng chuột RẤT NHIỀU LẦN.

55. Thủ thuật excel P3 - Mở rộng vùng chọn đến ô đầu tiên của Sheet với Ctrl + Shift + Home

Tính từ ô mà các bạn đang chọn, các bạn có thể chọn đến Ô ĐẦU TIÊN CỦA Sheet chỉ với  tổ hợp phím đơn giản đó là Ctrl + Shift + Home. Trong một số trường hợp các bạn sẽ không ngờ tổ hợp phím này lại có ích đến thế.

56. Thủ thuật excel P3 – Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng có dữ liệu với Ctrl + Shift + End

Riêng tổ hợp phím này thật sự tác giả bài viết cũng ... vừa mới biết. Nên ngay lập tức phải vớ lấy cái bàn phím và chia sẻ ngay cho các bạn. Vì đó vẫn là tổ hợp phím mà tác giả trước đây vẫn nghĩ là không tồn tại, và cũng lười không thèm tìm hiểu. Tác dụng của tổ hợp phím này sẽ là mở rộng vùng chọn của các bạn từ ô các bạn đang chọn cho đến ô cuối cùng tính theo “góc dưới cùng bên phải của hình chữ nhật dữ liệu bất kể có liền kề nhau hay không”.  Tác dụng của nó bao quát hơn mấy tổ hợp phím Ctr + Shift + lên xuống rất nhiều. Các bạn cứ thử ứng dụng tổ hợp phím này cùng với các tổ hợp phím trên khi chọn các vùng dữ liệu trong excel xem có khác biệt so với khi dùng chuột kéo kéo lôi lôi không nhé.

57. Thủ thuật excel P3 – Chọn ô có chứa comment với Ctrl + Shift + O

Tác dụng của tổ hợp phím này là chọn tất cả những ô có chứa comment trong sheet hiện tại. Có thể các bạn sẽ thấy tổ hợp phím này khá là ... thừa, nhưng thật ra, nếu trong tình huống các bạn có một cột dữ liệu chứa rất nhiều ô có comment là những ô cần chú ý mà các bạn không làm cách nào để lọc những ô đó ra bằng tính năng lọc bình thường đc. Vậy lúc đó các bạn có thể dùng tổ hợp phím này để chọn một lúc tất cả những ô có chứa comment, sau đó tô màu nào đó. Sau đó bật chức năng lọc lên, lọc theo màu các bạn vừa chọn, thế là xong.

58. Thủ thuật excel P3 – Chỉ chọn những ô không ẩn cùng Alt + ;

Đối với những bạn hay ẩn cột, dòng thì tổ hợp phím này sẽ phát huy tác dụng của nó. Tổ hợp phím này sẽ khiến chúng ta chỉ chọn được những ô trong cột, dòng, mà không bị ẩn bởi các thao tác giúp ẩn còn lại những cột dòng bị ẩn rồi sẽ “ẨN” thật sự

59. Thủ thuật excel P3 – Chèn, sửa comment với Shift + F2

Đây sẽ là một tổ hợp phím CỰC KỲ HAY với những người hay phải thêm và sửa comment trong excel.

60. Thủ thuật excel P3 – Sang trái, phải trong một ký tự hoặc một từ trong một ô excel

- Sang trái phải một ký tự: phím mũi tên sang trái hoặc phải

- Sang trái, phải MỘT TỪ: Ctrl + mũi tên sang trái hoặc phải

>>> Đây là những  tổ hợp phím tác giả rất hay dùng trong quá trình nhập liệu excel

61. Thủ thuật excel P3 – Chọn dữ liệu trong một ô excel

Cũng với cùng một tổ hợp phím với CHỌN DỮ LIỆU TRONG EXCEL, còn đây là  CHỌN DỮ LIỆU TRONG MỘT Ô  excel. Các bạn chú ý phân biệt

- Chọn sang trái, phải 1 ký tự: Shift + phím mũi tên sang trái phải

- Chọn sang trái, phải 1 từ: Ctrl + Shift + phím mũi tên sang trái phải

- Chọn đến vị trí bắt đầu dữ liệu của ô: Shift + Home

- Chọn đến vị trí kết thúc dữ liệu của ô: Shift + End

62. Thủ thuật excel P3 – Xóa dữ liệu trong một ô excel

- Xóa dữ liệu bên trái con trỏ: Backspace

- Xóa dữ liệu đằng sau con trỏ: Delete

- Xóa từ vị trí con trỏ cho tới tận cùng của ô : Ctrl + Delete (tổ hợp phím  này khá hữu dụng)

63. Thủ thuật excel P3 – “Enter” dữ liệu

Ai cũng biết nhập dữ liệu vào một ô ở excel xong là phải nhấn “Enter” thì dữ liệu đó mới xuất hiện. Vậy câu hỏi đặt ra là sau khi Enter xong thì con trỏ chuột của bạn chạy đi đâu. Và đây là câu trả lời:

- Xuống dưới: Enter

- Lên trên: Shift + Enter

- Sang trái: Shift + tab

- Sang phải: Tab

- Đứng yên tại chỗ: Ctrl + Enter

---> Rất hay phải không nào?

64. Thủ thuật excel P3 – Nhập dữ liệu cho một vùng dữ liệu

Để nhập một dữ liệu cho cùng một vùng dữ liệu, các bạn chỉ cần quét chọn vùng dữ liệu, viết ra dữ liệu bạn muốn, sau đó nhấn “Ctrl + enter”, và điều thần kỳ sẽ xảy ra J)

65. Thủ thuật excel P3 – Sao chép công thức từ ô trên dưới

Sao chép công thức từ ô trên : Ctrl + ‘

Sao chép công thức từ ô dưới : Ctrl + Shift + “

66. Thủ thuật excel P3 – Chèn siêu liên kết hyperlink

Dân SEO không thể không biết phím tắt để chèn link trong excel: Ctrl + K

67. Thủ thuật excel P3 – Mở hộp thoại cài đặt font chữ

Các bạn có thể mở hộp thoại cài đặt font chữ trong excel để cài đặt font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, ... với Ctrl + Shift + F

68. Thủ thuật excel P3 – Gạch ngang giữa chữ

Gạch ngang giữa chữ cũng là một tính năng hay, có thể dùng để chỉ ra những dữ liệu này là sai hoặc cần sửa gì đó chẳng hạn. Các bạn dùng tổ hợp phím Ctrl + 5 để thực hiện tính năng này

69. Thủ thuật excel P3 - Căn trái phải, giữa ô với tổ hợp phím Alt +

Các bạn căn chữ theo các hướng của ô bằng cách giữ phím Alt và:

Căn trái: Alt + H A L

Căn phải: Alt + H A R

Căn giữa: Alt + H A C

70. Thủ thuật excel P3 – Tăng giảm cỡ chữ:

Để tăng giảm cỡ chữ của ô các bạn giữ phím Alt và:

Tăng cỡ chữ: Alt + H F G

Giảm cỡ chữ: Alt + H F K

71. Thủ thuật excel P3 – Tạo và bỏ đường viền bao quanh ô

- Tạo đường viền bao quanh ô: Ctrl + Shift + & (viền ngoài)

- Xóa đường viền bao quanh ô: Ctrl + Shift + -

Để tạo tất cả viền trong ngoài cho một vùng dữ liệu gồm nhiều ô các bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt + H B A, bỏ đi thì là Alt + H B N (giữ lì Alt)

72. Thủ thuật excel P3 – mở hộp thoại điền công thức excel

Nếu các bạn không nhớ hàm cụ thể nào đó có thể dùng Shift + F3 để mở tất cả các công thức trong excel lên và chiến!

73. Thủ thuật excel P3 – Mở rộng thanh công thức

Thanh công thức cũng là một vị trí hay được quan sát trong excel, để mở rộng nó ra các bạn nhấn Ctrl + Shift + U nhé

74. Thủ thuật excel P3 – Đặt tên cho một vùng dữ liệu

Các bạn hay xài tới công thức có chứa một hoặc nhiều vùng dữ liệu lặp đi lặp lại sẽ nên dùng tới tính năng “Define name” – đặt tên cho vùng dữ liệu và phím tắt của nó là Ctrl + F3. Chọn vùng trước – Ctrl F3 – Enter – Viết tên – enter

Để dán tên vùng dữ liệu vào công thức các bạn nhấn F3 trong khi viết công thức.

75.  Thủ thuật excel P3 – Tạo Sheet mới

Chắc nhiều người sẽ biết cách tạo một sheet đơn giản là chuột phải vào sheet hiện tại sau đó chọn insert new work sheet. Nhưng ko cần phải mất công thế trong khi đã có 1 tổ hợp phím đó là Shift + F11 rồi.

76. Thủ thuật excel P3 – Nhân đôi đối tượng với Ctrl + D

Các bạn có thể nhân đôi một hoặc một số đối tượng bất kỳ trong excel như biểu đồ, hình dạng, smart art, text box. Chỉ cần chọn sau đó nhấn Ctrl D là xong

77. Thủ thuật excel P3 - Ẩn tất cả các đối tượng với Ctrl + 6

Các bạn có thể ẩn tất cả các đối tượng trong excel như biểu đồ, hình dạng, ảnh, smart art,... với tổ hợp phím này

78. Thủ thuật excel P3 – Hiển thị menu chuột phải trong excel

Có 3 cách để hiển thị menu chuột phải, một là nhấn chuột phải, hai là dùng phím chức năng mở chuột phải có sẵn trên bàn phím, còn nếu bàn phím của bạn không có chức năng đó hoặc phím liệt thì đã có một tổ hợp phím nữa đó chính là Shift + F10.

79. Thủ thuật excel P3 - Mở trình biên tập VBA với Alt + F11

Các bạn hay sử dụng VBA trong excel chắc chả lạ gì tổ hợp phím này, nhưng ai chưa biết thì phải ghi nhớ nhé

80. Thủ thuật excel P3 – Bật chức năng gõ tắt trong excel

Có một tổ hợp phím tắt khá hay trong excel mà tác giả mò mãi mới ra được từ lâu rồi muốn chia sẻ cho mọi người, đó chính là tổ hợp phím “Bật chức năng gõ tắt trong excel” – Alt + T + A. Gõ tắt là một tính năng rất thú vị trong word hay excel, các bạn nên tận dụng triệt để nếu quý trọng thời gian nhé!

 

Phần 4: Một số thủ thuật đơn giản mà hay

 

81. Thủ thuật excel P4 – Nhấn một phát để chọn tất cả

Hầu như chúng ta ai cũng biết Ctrl là phím tắt để chọn tất cả dữ liệu trong một sheet excel. Nhưng các bạn cũng nên biết là chỉ với một nhát click chuột trái vào biểu tượng góc bên trái trên cùng của bảng tính là chúng ta có thể chọn cả bảng tính rồi:

thu thuat excel

 

82. Thủ thuật excel P4 – Mở cùng lúc nhiều files excel

Đối với những ai thường xuyên phải làm việc với cùng lúc vài chục thậm chí vài trăm file excel thi việc click chuột mở từng file lên sẽ là một cơn ác mộng. Nhưng chúng ta đã có một giải pháp đó là quét chọn một lúc tất cả những file excel bạn muốn mở (Giả sử tất cả những file excel bạn muốn mở đều ở trong cùng một thư mục thì chỉ cần nhấn Ctrl + A) sau đó nhất một phím Enter là xong!

83. Thủ thuật excel P4 - Ẩn dữ liệu của ô bằng custom format

Các bạn có thể khiến dữ liệu trong ô ( biến mất) bằng cách chọn ô/vùng dữ liệu cần ẩn -> vào Home – Font - Open Format Cells sau đó vào thẻ Number -> Custom->Nhập 3 dấu chấm phẩy ;;; -> Click OK

Hoặc nhanh chóng hơn các bạn có thể nhấn Ctrl + 1 sau đó vào thẻ Custom ->Nhập 3 dấu chấm phẩy ;;; -> Click OK

ẩn

Tham khảo:

Tất cả các kiểu ẩn dữ liệu trong excel 

http://ketoanducminh.edu.vn/front/search/%E1%BA%A9n+d%E1%BB%AF+li%E1%BB%87u+excel/0​

84. Thủ thuật excel P4 – VIẾT HOA, viết thường với các hàm excel

- Viết hoa tất cả các chữ cái: Upper(Text)

Ví dụ: đức minh ở ô A1 => ô A2 gõ công thức : Upper(A1) => kết quả trả về là ĐỨC MINH

- Viết Hoa Chữ Cái Đầu Mỗi Từ: Proper(Text)

Ví dụ: đức minh ở ô A1 => ô A2 gõ công thức : Proper(A1) => kết quả trả về là Đức Minh

- Chuyển chữ hoa thành chữ thường: Lower(Text)

Ví dụ: ĐỨC MINH ở ô A1 => ô A2 gõ công thức : Proper(A1) => kết quả trả về là đức minh.

85. Thủ thuật excel P4 – Chọn một số ngẫu nhiên trong khoảng bất kỳ

Đôi khi chúng ta lười nhập liệu nên có thể chúng ta sẽ muốn excel tự trả về một số nào đó. Lúc đó các bạn sẽ phải dùng tới hàm Randbetween

Cú pháp: =Randbetween(Bottom,Top):

Ý nghĩa của hàm này là sẽ chọn ra một số ngẫu nhiên giữa hai giá trị mà bạn đưa ra, ví dụ chọn ngẫu nhiên một số từ 1 đến 100000000. Sau đó các bạn kéo công thức xuống. Chú ý là kết quả trả về có thể sẽ bị trùng lặp, vì bản chất nó là ngẫu nhiên. Nếu các bạn không muốn trùng có thể dùng thêm tính năng Remove Duplicates

86. Thủ thuật excel P4 – Nháy đúp để tự động fill một sê-ri

Chắc ai cũng biết chức năng tự động fill sê-ri trong excel. Ví dụ sê ri số thứ tự từ 1 đến 10 thì các bạn chỉ cần gõ 1, 2 sau đó bôi đen 1,2, sau đố nhấn giữ chuột trái và kéo chuột xuống. Nếu các bạn phải fill đến hàng chục nghìn số thứ tự thì cách đó sẽ là một ... thảm họa. Có một cách nhanh hơn nhiều đó là các bạn đừng đánh số thứ tự trước, mà hãy hoàn thành các cột dữ liệu khác trước, ít nhất là cột ngay bên phải cột số thứ tự, chú ý là dữ liệu phải liền mạch không có dòng trống ở giữa. Sau đó cuối cùng các bạn chỉ việc bôi đen hai số đầu tiên sau đó chỉ cần nhấp đúp chuột trái vào cái biểu tượng hình cái hộp đen đen ở góc bên phải dưới cùng của ô.

87. Thủ thuật excel P4 – chuyển dữ liệu kiểu 19051991 thành ngày tháng năm

Để chuyển những dữ liệu kiểu như 19051991 thành ngày tháng năm kiểu 19/05/1991 thì các bạn có thể dùng chức năng “Text to columns” khá là hay trong excel.

Chọn ô cần chuyển ->  Nhấn tổ hợp phím sau: (Giữ lì Alt) :

Alt A E N N D => sau đó chọn DMY (Day trước rồi đến month sau đến year) như hình dưới đây:

chuyển đổi ngày tháng excel

Sau đó nhấn finish

==> kết quả:

chuyen doi ngay thang excel

88. Thủ thuật excel P4 – Lọc dữ liệu trong excel

Nếu các bạn thường xuyên sử dụng chức năng lọc trong excel thì có những kiểu lọc này mà các bạn không thể không biết:

- Lọc số:

Equal: chính xác băng

Less than: nhỏ hơn một số nào đó

Greater than: lớn hơn một số nào đó

Between: giữa một khoảng

Average: trung bình

- Lọc chữ:

Begins with: bắt đầu với ký tự, chuỗi nào đó

Ends with: kết thúc bởi ký tự, chuỗi nào đó

Contain: bao gồm

- Lọc nhiều điều kiện: Custom filter: các bạn có thể nhập một lúc hai điều kiện ví dụ: greater than 10, less than 20 hoặc begins with “hà”, ends with “i”

89. Thủ thuật excel P4 – Xóa dữ liệu trùng lặp

Đôi khi các bạn sẽ có một cột giá trị kiểu như này:

1

2

3

3

4

A

A

B

C

Các bạn muốn cột này chỉ còn lại những giá trị không lặp lại (Unique) thì các bạn có thể bôi đen cột đó, sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + A + M (mở tính năng Remove Duplicates trong excel) sau đó click vào OK là xong. Kết quả sẽ như thế này đây:

1

2

3

4

A

B

C

90. Thủ thuật excel P4 – Conditional Formating - “ảo thuật” cùng excel

Sẽ là một thiếu sót lớn nếu không nhắc tới chức năng conditional formating trong bài viết này. Chức năng định dạng có điều kiện trong excel là một trong những chức năng mà tác giả hay dùng nhất trong quá trình sử dụng excel từ trước đến nay. Đây là một tính năng thực sự rất hữu dụng, đặc biết là để thống kê, lọc dữ liệu. Sau dây là một số tính năng:

- Tô màu ô, màu chữ, tạo chú ý theo đủ các thể loại điều kiện

- Tạo những thanh dữ liệu, đường dữ liệu rất đẹp mắt

- Biến dữ liệu thành các icon

....

Và còn rất nhiều tính năng khác. Do rất dài nên Viện đào tạo Kế toán và Tin học Đức Minh sẽ giới thiệu tới các bạn ở một bài viết khác. Đón chờ tại box kiến thức thủ thuật tin học văn phòng trên trang ketoanducminh.edu.vn nhé

91. Thủ thuật excel P4 – Nối họ tên, tạo khoảng trống ở giữa

Nếu đặt câu hỏi có 2 ô dữ liệu: A1 là họ, A2 là tên, A3 là họ và tên. Thì ở ô A3 các bạn đặt công thức thế nào chắc không phải ai cũng có thể trả lời chính xác. Vd:

A1: Đức, A2: Minh ===> ở ô A3 nếu các bạn nối dữ liệu như bình thường bằng cách đặt công thức =A1&A2 thì kết quả sẽ là “ĐứcMinh”, các chữ dính vào nhau. Vậy để cho đẹp thì các bạn phải thêm một dấu cách vào giữa bằng cách viết như sau: =A1&“ ”&A2 ==> Kết quả A3 sẽ là “Đức Minh”

Ý nghĩa ở đây là trong excel dữ liệu chuỗi sẽ luôn nằm trong nháy kép, vậy ta đặt một chuỗi ở giữa công thức, nhưng trong chuỗi đó là một dấu cách. Excel vẫn hiểu đó là một ký tự, 1 chuỗi. Vậy là ta có kết quả nhưng mong muốn

92. Thủ thuật excel P4 – Đặt mẩu khẩu bảo vệ file excel:

Nếu các bạn làm việc ở môi trường không an toàn và có những file excel tuyệt mật thì tốt nhất chí ít là đặt cho nó một cái mật khẩu bằng cách nhấn F12, sau đó vào Tools -> General options sẽ có hai mật khẩu:

Password to open: mật khẩu để mở file

 Password to Modify: mật khẩu để sửa dữ liệu

Các bạn có thể nhập một hoặc hai loại mật khẩu trên, sau đó nhấn ok và nhập lại lần nữa để xác nhận là xong.

93. Thủ thuật excel P4 – Thêm một lúc nhiều dòng

Sẽ rất là vô vị nếu các bạn muốn thêm 10 dòng thì phải nhất 10 lần chuột phải vào dòng, sau đó nhất insert. Để tiết kiệm thời gian các bạn chỉ cần quét số dòng các bạn muốn chèn. Ví dụ muốn chèn 10 dòng thì chỉ cần quét 10 dòng sau đó nhấn duy nhất một lần chuột phải -> insert rows thôi

94. Thủ thuật excel P4 – Chèn Sparkline trong biểu đồ

Đôi khi các bạn làm biểu đồ sẽ cần tới những đường sparkline kiểu như hình dưới đây:

Để thực hiện các bạn quét chọn vùng dữ liệu sau đó vào Insert – Line

Chú ý thủ thuật này chỉ áp dụng cho bản 2010 trở lên

95. Thủ thuật excel P4 – chuyển dữ liệu hàng nghìn, triệu thành k, m

Chắc các bạn đã quá quen thuộc với số tiền 100k, 200k , 1k, 2k, 1m, 10 m chứ. Trong excel để làm được như thế tôi xin có ví dụ:

Cột a1 có số 9000 để chuyển 9000 thành 9k các bạn chọn ô A1, nhấn Ctrl + 1 => trong custom nhập ###,“k” sau đó ok. Kết quả sẽ trả về 9k, các bạn làm tương tự như thế với m

96. Thủ thuật excel P4 – Table formart trong excel

Table format cũng là một tính năng khá hay trong excel. Nó sẽ cho phép chúng ta thao tác tốt hơn với vùng chúng ta định dạng là “Table format”. Ví dụ như màu sắc thay đổi, công thức sẽ tự động fill xuống, tự động bật auto filter. Để thực hiện các bạn chọn vùng dữ liệu sau đó nhấn Alt + H + T – chọn mẫu bất kỳ -  ok (lì Alt)

97. Thủ thuật excel P4 – Đóng băng dòng, cột đầu tiên của sheet

Với những bảng dữ liệu rất dài thì khi kéo xuống ta sẽ mất tiêu đề của bảng. Để khắc phục tình trạng đó thì excel đã cung cấp một function đó chính là Freeze Panes:

- Đóng băng cột đầu tiên: Alt + W + F + C (lì ALT)

- Đóng băng dòng đầu tiên: Alt + W + F + R (lì ALT)

98. Thủ thuật excel P4 – Đổi font chữ mặc định sau excel

Các bạn có thể đổi font chữ mặc định sau excel bằng cách nhấn Alt + F + T sau đó trong thẻ general các bạn có thể chọn lại font chữ, cỡ chữ và thậm chí là cả số sheet mặc định xuất hiện khi mở mới file excel

99. Thủ thuật excel P4 – English and Excel  - E and E = ExcEllent

Tiếng Anh và tin học là hai thứ không thể tách rời nhau, và excel cũng vậy. Để học tốt được excel thì tiếng Anh tốt sẽ là một công cụ đắc lực cho các bạn. Đặc biệt là với những bạn thích mày mò, tự học. Các bạn có thể tham khảo sê ri về tiếng Anh tin học tại link dưới đây nhé:

 http://ketoanducminh.edu.vn/front/search/ti%E1%BA%BFng+anh+tin+h%E1%BB%8Dc/0

100. Thủ thuật excel P4 – dùng excel như một thứ không thể thiếu hàng ngày

Thống kê truy cập
  • Đang online: 8
  • Hôm nay: 82
  • Trong tuần: 201
  • Tất cả: 35828